Wissen · Backup
Microsoft 365 Backup: Was Microsoft nicht sichert
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Microsoft ihre Daten in Microsoft 365 sichert. Das stimmt nur zum Teil: Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst verfügbar bleibt und Daten bei einem Hardware-Ausfall nicht verloren gehen. Für versehentlich gelöschte, verschlüsselte oder manipulierte Daten sind Sie als Kunde verantwortlich.
Wie lange Microsoft gelöschte Daten vorhält
| Dienst | Standard | Danach |
|---|---|---|
| Exchange Online (gelöschte Elemente) | 14 Tage, maximal auf 30 Tage erweiterbar | endgültig gelöscht |
| SharePoint und OneDrive (Papierkorb) | 93 Tage über beide Papierkorb-Stufen | 14 Tage Backup, aber nur für ganze Websitesammlungen und nur über den Microsoft-Support |
| Entra ID (gelöschte Benutzer und Gruppen) | 30 Tage | endgültig gelöscht |
Was diese Tabelle nicht abdeckt: überschriebene oder per Ransomware verschlüsselte Dateien, Postfächer nach dem Austritt von Mitarbeitenden oder Konfigurationen wie Conditional-Access-Richtlinien. Fällt ein Fehler erst nach Wochen auf, ist er mit Bordmitteln oft nicht mehr zu beheben.
Aufbewahrungsrichtlinien sind kein Backup
Mit Microsoft Purview lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien einrichten. Sie verhindern, dass Inhalte vor Ablauf einer Frist endgültig gelöscht werden. Ein Backup sind sie trotzdem nicht:
- Die Daten bleiben im selben Tenant. Ist ein Administrator-Konto kompromittiert, ist auch die Aufbewahrung in Reichweite des Angreifers.
- Die Wiederherstellung ist umständlich: Inhalte müssen per eDiscovery gesucht und exportiert werden, ein Zurückspielen auf Knopfdruck gibt es nicht.
- Richtlinien müssen bewusst eingerichtet und gepflegt werden. Fehlt eine, fehlt der Schutz.
Welche Optionen es gibt
Microsoft 365 Backup: Microsoft bietet ein eigenes, nutzungsbasiert abgerechnetes Backup für Exchange, SharePoint und OneDrive an. Es läuft innerhalb der Microsoft-Infrastruktur.
Unabhängige Backup-Lösung: Lösungen wie Keepit speichern die Daten ausserhalb von Microsoft in einer separaten Infrastruktur. Ein kompromittierter Tenant oder ein Fehler bei Microsoft betrifft das Backup nicht. Keepit betreibt zudem ein Rechenzentrum in Zürich.
Fünf Fragen für Ihr Unternehmen
- Könnten Sie das Postfach einer ausgetretenen Person in sechs Monaten noch wiederherstellen?
- Wie lange würde es dauern, einen verschlüsselten SharePoint-Bereich auf den Stand von gestern zurückzusetzen?
- Liegt Ihr Backup ausserhalb des Tenants, den es schützen soll?
- Sind auch Teams-Inhalte und die Konfiguration von Entra ID gesichert?
- Wurde eine Wiederherstellung schon einmal getestet?
Wenn Sie eine dieser Fragen nicht mit Ja beantworten können, lohnt sich ein Blick auf Ihre Backup-Strategie.