Datenschutzerklärung

1. Einleitung und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten durch die Flowbotics GmbH im Zusammenhang mit der Website https://www.flowbotics.ai sowie im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistungen (B2B).

Wir legen grössten Wert auf den Schutz Ihrer Daten und halten uns an die Bestimmungen des Schweizer Datenschutzrechts (insbesondere DSG/nDSG). Soweit im Einzelfall anwendbar, berücksichtigen wir zudem die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist:

Flowbotics GmbH
Frohbergstrasse 42
8833 Samstagern
Schweiz

E-Mail (Datenschutz): contact@flowbotics.ai
Service Desk (Ticketing): servicedesk@flowbotics.ai

3. Datenerfassung auf unserer Website

a) Server-Logdateien (Hosting)

Unsere Website wird bei einem Hosting-Provider (Hostinger) betrieben. Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten insbesondere: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten/Dateien (URL), Referrer-URL, Browsertyp/-version, verwendetes Betriebssystem sowie Statuscodes/Fehlermeldungen.

Diese Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website.
• Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website.
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität (inkl. Missbrauchs-/Angriffserkennung).
• Fehleranalyse und Optimierung des Betriebs.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der sicheren und stabilen Bereitstellung unserer Website. Wir bieten keine Website-Hosting-Leistungen für Kunden an; das Hosting betrifft ausschliesslich den Betrieb unserer eigenen Website.

b) Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Firma, Inhalt der Nachricht) zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bearbeitet.

Für die technische Übermittlung des Kontaktformulars nutzen wir Formspree, welches die Formularinhalte an uns weiterleitet. Nach aktuellem Stand nutzen wir Formspree primär zur Weiterleitung; eine technisch bedingte, kurzfristige Zwischenspeicherung (z.B. für Zustellung/Fehlerbehebung) kann jedoch nicht in jedem Fall ausgeschlossen werden.

Für die Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen setzen wir Freshdesk als Ticketing-System ein. Anfragen können insbesondere über servicedesk@flowbotics.ai eingehen; dabei werden Kommunikationsinhalte im Ticketverlauf dokumentiert.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen, zur Erfüllung eines Vertrags sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kommunikation und Bearbeitung von Anfragen.

c) Cookies

Unsere Website verwendet nur technisch notwendige Cookies, um die grundlegende Funktionalität und Sicherheit der Website zu gewährleisten. Auf den Einsatz von Analyse- oder Marketing-Cookies wird aktuell verzichtet.

d) Schriftarten (lokal gehostet)

Wir verwenden Schriftarten, die lokal auf unserem Webserver bereitgestellt werden. Dadurch werden beim Laden unserer Seiten keine Anfragen an Drittanbieter (z.B. Google Fonts) ausgelöst.

e) Webanalyse / Tracking

Derzeit setzen wir keine Webanalyse- oder Tracking-Tools ein. Falls wir solche Tools künftig einführen, werden wir diese Datenschutzerklärung vorab aktualisieren und – soweit erforderlich – eine Einwilligung über ein Consent-/Cookie-Banner einholen.

4. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Dienstleistungen (B2B)

a) Vertrags- und Kommunikationsdaten

Wir bearbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden und Ansprechpartner (z.B. Name, geschäftliche Kontaktdaten, Rolle/Funktion, Kommunikationsinhalte) zum Zweck der Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung, Abwicklung, Änderung oder Beendigung von Vertragsverhältnissen sowie zur Projekt- und Supportabwicklung.

b) Datenverarbeitung im Auftrag (Auftragsbearbeitung)

Unsere Dienstleistungen, insbesondere im Bereich der Konfiguration und Verwaltung von Microsoft 365, Microsoft Copilot, Microsoft Intune und SharePoint Online, können den Zugriff auf IT-Systeme und/oder Cloud-Umgebungen unserer Kunden erfordern.

In diesem Kontext handeln wir – je nach Auftrag – als Auftragsbearbeiter. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die Daten seiner Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartner.

Zweck der Bearbeitung: ausschliesslich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen (z.B. Sicherheitskonfigurationen, Migrationen, Implementierungen).

Umfang: Wir bearbeiten nur jene Daten, die zur Erfüllung des Auftrags erforderlich sind. Ein Zugriff auf Inhalte erfolgt nicht eigenmächtig, ausser wenn dies zur Fehlerbehebung notwendig oder ausdrücklich beauftragt ist.

Vertrag zur Auftragsbearbeitung (AVV): Soweit erforderlich, regeln wir die Auftragsbearbeitung durch einen separaten AVV, der insbesondere Weisungsbindung sowie technische und organisatorische Massnahmen festhält.

c) Subunternehmen

Wir setzen aktuell keine Subunternehmen für die Erbringung unserer Dienstleistungen ein. Falls sich dies ändert, informieren wir betroffene Kunden in geeigneter Form.

5. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL/TLS-Verschlüsselung.

6. Weitergabe von Daten an Dritte / Auslandübermittlung

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn:

• Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.
• die Weitergabe zur Abwicklung eines Vertrags oder zur Bearbeitung einer Anfrage erforderlich ist.
• eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht.
• die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen entgegenstehen.

Im Rahmen des Websitebetriebs und der Kommunikation können wir insbesondere folgende Dienstleister einsetzen: Hosting (Hostinger), Formularübermittlung (Formspree) sowie Ticketing/Support (Freshdesk). Diese Anbieter können Daten in unserem Auftrag bearbeiten.

Je nach Sitz/Serverstandorten und technischer Infrastruktur der eingesetzten Dienstleister kann eine Bearbeitung ausserhalb der Schweiz nicht ausgeschlossen werden. Sofern eine Übermittlung ins Ausland erfolgt, stellen wir – soweit erforderlich – geeignete Garantien sicher (z.B. vertragliche Schutzmechanismen wie Standardvertragsklauseln).

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns bearbeiteten personenbezogenen Daten.
• Berichtigung unrichtiger Daten.
• Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung oder Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen, soweit anwendbar.
• Datenherausgabe oder -übertragung, soweit vorgesehen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter contact@flowbotics.ai.

Zudem haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen und Prozesse in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.