Datenschutzerklärung
1. Bearbeitungszwecke
Wir bei Flowbotics AI verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu verschiedenen Zwecken, um unsere Dienstleistungen effizient und sicher bereitzustellen und unsere vertraglichen, gesetzlichen sowie regulatorischen Verpflichtungen zu erfüllen. Diese Bearbeitungszwecke umfassen:
1.1 Vertragserfüllung und Kundenbetreuung: Wir nutzen Ihre Daten, um Verträge abzuschliessen und zu erfüllen. Dies beinhaltet die Überprüfung Ihrer Eignung für unsere Dienstleistungen, die Bereitstellung unserer Produkte, die Verarbeitung von Zahlungen, die Abwicklung von Kundenserviceanfragen und Beschwerden. Dazu gehören auch die Verwaltung Ihres Kontos, die Überwachung der Dienstleistungsqualität und die Kommunikation bezüglich Ihres Vertrags.
1.2 Optimierung unserer Dienstleistungen und Marketingaktivitäten: Wir analysieren Ihre Nutzungsdaten, um unsere Dienstleistungen zu verbessern und auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Dies beinhaltet die Personalisierung unserer Angebote, die Durchführung von Marktanalysen, Umfragen und die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen. Ebenso verwenden wir Ihre Daten für Direktmarketing, um Sie über unsere neuesten Angebote und Promotionen zu informieren.
1.3 Datenverarbeitung im Rahmen unseres berechtigten Interesses: Wir bearbeiten Ihre Daten auch, um unsere berechtigten Interessen zu wahren, wie beispielsweise für interne Verwaltungszwecke, zur Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit, zur Verhinderung von Betrug und Missbrauch unserer Dienste sowie zur Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.
1.4 Erfüllung rechtlicher und regulatorischer Verpflichtungen: Wir verarbeiten Ihre Daten, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Dazu gehören die Einhaltung von Steuer- und Buchhaltungsvorschriften, die Reaktion auf behördliche Anfragen und die Einhaltung gerichtlicher Anordnungen.
1.5 Forschung und Entwicklung: Wir nutzen Ihre Daten für Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten, um neue Technologien, Systeme und Prozesse zu entwickeln, die die Effizienz und Sicherheit unserer Dienstleistungen verbessern.
1.6 Bonitätsprüfung und Risikomanagement: Vor dem Abschluss eines Vertrags und während der Vertragslaufzeit führen wir Bonitätsprüfungen durch und bewerten das Kreditrisiko, um unsere geschäftlichen Risiken zu managen.
1.7 Verbesserung der Benutzererfahrung: Wir verarbeiten Daten zur Analyse und Verbesserung der Benutzererfahrung auf unserer Website und in unseren Apps, einschliesslich der Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien.
2. Arten von Daten
Bei Flowbotics AI verarbeiten wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, um unsere Dienste anzubieten und zu verbessern. Die spezifischen Arten von Daten, die wir sammeln und verarbeiten, umfassen:
2.1 Personendaten:
·Identifikationsdaten: Dazu gehören Ihr Name, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, sowie Fotografien.
·Kontaktdaten: Ihre Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und andere Kontaktdetails.
·Dokumentationsdaten: Kopien von Identifikationsdokumenten wie Personalausweis, Führerschein oder Pass.
·Finanz- und Transaktionsdaten: Zahlungsinformationen, Bankverbindung, Kreditkarteninformationen, Zahlungshistorie und Kaufverhalten.
2.2 Standortdaten:
·GPS-Daten: Informationen über Ihren geografischen Standort, die durch GPS-fähige Geräte bereitgestellt werden.
·Netzwerkbasierte Standortdaten: Standortinformationen basierend auf der Nutzung von Wi-Fi, Bluetooth und IP-Adressen.
·Mobilfunknetzdaten: Standortdaten, die durch die Verbindung Ihres Mobilgeräts mit Funkzellen generiert werden.
2.3 Nutzungsdaten:
·Kommunikationsdaten: Aufzeichnungen über Ihre Kommunikation mit uns, einschliesslich Anrufprotokolle, E-Mail-Korrespondenz und Online-Chat-Verläufe.
·Technische Daten: Informationen über die Geräte und Technologien, die Sie zur Interaktion mit unseren Diensten nutzen, wie Gerätetypen, Betriebssysteme, Browser-Versionen und Geräteeinstellungen.
·Nutzungsverhaltensdaten: Informationen über Ihre Interaktionen mit unseren Diensten, einschliesslich Website-Besuche, App-Nutzung, angeklickte Links, angesehene Seiten und getätigte Transaktionen.
·Cookies und ähnliche Technologien: Daten gesammelt durch Cookies und ähnliche Tracking-Technologien, die Informationen über Ihre Online-Aktivitäten und Präferenzen erfassen.
2.4 Profile und Analyse-Daten:
·Präferenzen und Interessen: Informationen über Ihre Vorlieben und Interessen, die aus Ihrer Nutzung unserer Dienste und Ihrer Interaktion mit uns abgeleitet werden.
·Verhaltensanalysen: Daten aus der Analyse Ihres Nutzungsverhaltens, um Muster und Trends zu identifizieren.
·Individualisierte Inhalte: Daten, die verwendet werden, um personalisierte Inhalte und Angebote zu erstellen, basierend auf Ihren Interessen und bisherigen Interaktionen mit unseren Diensten.
3. Konkrete Anwendungsfälle
Hier erklären wir, wie wir personenbezogene Daten in spezifischen Situationen im Rahmen unserer Dienstleistungen nutzen:
3.1 Signaturmanagement
Personalisierte E-Mail-Signaturen: Wir verarbeiten personenbezogene Daten wie Namen, Positionen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, um professionelle Signaturen zu erstellen und zentral zu verwalten. Dies ermöglicht ein einheitliches und effizientes Unternehmensbranding.
3.2 Digitale Karten
Mitarbeiterausweise und Kundenkarten: Zur Erstellung digitaler Karten für Apple Wallet und Google Wallet nutzen wir Daten wie Namen, Abteilungszugehörigkeit, Kundennummern und relevante Unternehmensinformationen. Diese Daten werden automatisiert aktualisiert, um stets aktuelle Inhalte bereitzustellen.
Eventtickets und Gutscheine: Bei der Erstellung von digitalen Eventtickets oder Gutscheinen verarbeiten wir Teilnehmerdaten wie Namen, E-Mail-Adressen und Ticketnummern.
3.3 Newsletter-Kampagnen
Personalisierte Inhalte: Für den Versand von Newslettern nutzen wir E-Mail-Adressen, Namen und bevorzugte Kommunikationssprachen, um personalisierte Kampagnen zu erstellen. Die Inhalte können auf spezifische Interessen oder Interaktionen der Empfänger zugeschnitten werden.
Analyse und Optimierung: Wir analysieren Newsletter-Interaktionen wie Öffnungs- und Klickraten, um die Effektivität der Kampagnen zu verbessern.
3.4 Automatisierungen
Prozessautomatisierung: Mit unseren Automatisierungslösungen verknüpfen wir Tools wie CRM-Systeme oder Datenbanken und verarbeiten relevante Daten, um Workflows effizienter zu gestalten. Dabei können personenbezogene Daten zur Integration und Synchronisierung verwendet werden.
Benachrichtigungen und Updates: Automatische Benachrichtigungen oder Erinnerungen, z. B. zur Kartenaktualisierung oder Newsletter-Anmeldung, basieren auf individuellen Nutzerdaten.
3.5 Datenschutz und Integration
Datenverwaltung: Sämtliche Daten werden ausschliesslich für die beschriebenen Zwecke verarbeitet und sind in bestehende Datenschutzrichtlinien integriert. Unsere Plattform unterstützt DSGVO-konforme Datenverarbeitung und bietet Unternehmen Transparenz und Kontrolle über ihre Daten.
Externe Tools und APIs: Für spezielle Funktionen (z. B. Kalender- oder CRM-Integration) nutzen wir Schnittstellen zu Drittanbietern und gewährleisten dabei höchste Sicherheitsstandards.
·4. Schutz Ihrer Personendaten
·Bei Flowbotics AI sind wir verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Gleichzeitig möchten wir darauf hinweisen, dass in bestimmten Fällen Daten an Drittanbieter weitergegeben werden müssen, um unsere Dienstleistungen bereitzustellen. Hierbei gelten folgende Richtlinien und Einschränkungen:
·4.1 Verantwortung bei Datenübertragung an Drittanbieter: Während wir ausschliesslich mit vertrauenswürdigen Partnern zusammenarbeiten, möchten wir darauf hinweisen, dass wir keine direkte Kontrolle über die Datenschutzpraktiken von Drittanbietern haben, an die Ihre Daten übermittelt werden können. Dazu gehören Plattformen wie Make, Beehiiv, Passkit und andere. Nach der Übermittlung unterliegen Ihre Daten den jeweiligen Datenschutzrichtlinien dieser externen Organisationen. Wir empfehlen Ihnen, sich mit den Richtlinien der jeweiligen Drittanbieter vertraut zu machen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen.
·4.2 Keine Gewährleistung für Drittanbieter-Datenschutzpraktiken: Wir können keine Garantie oder Haftung für die Art und Weise übernehmen, wie diese Drittanbieter Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten oder schützen. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Drittanbieter sorgfältig zu lesen, um ein Verständnis für deren Umgang mit Ihren Daten zu erhalten.
·4.3 Umgang mit Datenweitergabe an Drittanbieter: Während wir Ihre Daten manchmal an Drittanbieter weitergeben müssen, um unsere Dienstleistungen anzubieten, ist es uns nicht immer möglich, im Detail zu informieren, welche Daten an wen weitergegeben werden. Diese Weitergaben erfolgen basierend auf den Anforderungen unserer Dienste und gemäss den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken. Wir wählen unsere Drittanbieter sorgfältig aus, um einen angemessenen Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, können jedoch keine detaillierten Informationen über jede einzelne Datenweitergabe bereitstellen.
·4.4 Sicherheitsvorkehrungen bei der Datenübertragung: Wenn wir Daten an Drittanbieter übermitteln, ergreifen wir angemessene Massnahmen, um die Sicherheit Ihrer Daten während der Übertragung zu gewährleisten. Dies beinhaltet den Einsatz von Verschlüsselung und anderen Sicherheitstechnologien.
·4.5 Regelmässige Überprüfung der Drittanbieter-Beziehungen: Wir überprüfen regelmässig unsere Beziehungen zu Drittanbietern, um sicherzustellen, dass sie angemessene Datenschutzstandards einhalten. Dies schliesst die Überprüfung ihrer Datenschutzpraktiken und Sicherheitsmassnahmen ein.
·4.6 Information über Drittanbieter: Wir informieren unsere Nutzer darüber, dass bestimmte Funktionen unserer Dienste in Zusammenarbeit mit Drittanbietern realisiert werden. Es ist jedoch zu beachten, dass wir nicht für jede einzelne Weitergabe von Daten an diese Drittanbieter detailliert informieren.
·4.7 Umgang mit Datenschutzverletzungen: Im Falle einer Datenschutzverletzung durch einen unserer Drittanbieter werden wir die Situation bewerten und entscheiden, ob und in welcher Form eine Benachrichtigung unserer Nutzer erforderlich ist. Unsere Priorität liegt dabei auf dem Schutz Ihrer Daten und der Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze.
5. Dauer der Datenspeicherung
Bei Flowbotics AI ist uns bewusst, dass die Dauer der Datenspeicherung ein wichtiger Aspekt des Datenschutzes ist. Daher halten wir uns an folgende Grundsätze und Praktiken:
5.1 Grundsatz der Speicherbegrenzung: Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in unserer Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Dies bedeutet, dass die Speicherdauer je nach Art der Daten und dem Zweck ihrer Verarbeitung variiert.
5.2 Speicherdauer für verschiedene Datentypen:
·Kunden- und Vertragsdaten: Diese Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung mit Ihnen gespeichert. Nach Beendigung dieser Beziehung behalten wir diese Daten für die gesetzlich vorgeschriebene Zeitspanne, die für steuerliche und buchhalterische Zwecke erforderlich ist.
·Kommunikationsdaten: Anfragen, E-Mails und Korrespondenz werden für die Zeit gespeichert, die zur Beantwortung Ihrer Anfragen und zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen notwendig ist, und danach gemäss unseren internen Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen gelöscht.
·Marketingdaten: Daten, die für Marketingzwecke verwendet werden, speichern wir so lange, bis Sie Ihr Einverständnis widerrufen oder es offensichtlich wird, dass die Daten nicht mehr aktuell sind.
5.3 Automatische Löschung und Anonymisierung: Wenn die Daten für die ursprünglichen Verarbeitungszwecke nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden sie entweder gelöscht oder anonymisiert. Wir haben Verfahren implementiert, um sicherzustellen, dass Daten regelmässig überprüft und rechtzeitig entfernt werden.
5.4 Speicherung für Compliance und rechtliche Zwecke: In einigen Fällen müssen wir bestimmte Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben länger aufbewahren, beispielsweise für Steuer- und Handelsrecht, oder für den Fall von Rechtsansprüchen. In solchen Fällen werden die Daten sicher gespeichert und sind nur für diesen Zweck zugänglich.
5.5 Nutzeranfragen zur Löschung: Nutzer können jederzeit Anfragen zur Löschung ihrer Daten stellen. Solche Anfragen werden im Einklang mit unseren internen Richtlinien und gesetzlichen Verpflichtungen bearbeitet.
5.6 Überprüfung der Speicherpraktiken: Wir überprüfen regelmässig unsere Speicherpraktiken und -richtlinien, um sicherzustellen, dass sie mit den aktuellen Datenschutzgesetzen und -standards übereinstimmen.
6. Prozesse bei Datenschutzverletzungen
Bei Flowbotics AI haben wir spezifische Verfahren und Richtlinien implementiert, um auf Datenschutzverletzungen angemessen und effektiv zu reagieren:
6.1 Erkennung und Bewertung von Datenschutzverletzungen:
Wir haben Systeme und Verfahren implementiert, um Datenschutzverletzungen schnell zu identifizieren. Dazu gehören regelmässige Sicherheitsüberprüfungen und das Monitoring unserer IT-Systeme.
Im Falle einer festgestellten oder vermuteten Datenschutzverletzung wird umgehend eine Bewertung durchgeführt, um das Ausmass und die potenziellen Auswirkungen der Verletzung zu verstehen.
6.2 Reaktionsplan bei Datenschutzverletzungen:
Für den Fall einer Datenschutzverletzung haben wir einen detaillierten Reaktionsplan entwickelt. Dieser Plan legt fest, wer benachrichtigt werden muss, wie die Verletzung eingedämmt und behoben werden kann und welche Schritte zur Untersuchung und Behebung der Ursachen erforderlich sind.
Dieser Plan sieht vor, dass relevante Teams und Abteilungen zusammenarbeiten, um eine koordinierte und effektive Reaktion zu gewährleisten.
6.3 Benachrichtigung von Betroffenen und Behörden:
Wenn eine Datenschutzverletzung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt, werden wir diese Personen sowie die zuständigen Datenschutzbehörden gemäss den gesetzlichen Anforderungen informieren.
Wir stellen sicher, dass die Benachrichtigungen klar, verständlich und rechtzeitig erfolgen, um den Betroffenen zu ermöglichen, angemessene Schutzmassnahmen zu ergreifen.
6.4 Dokumentation und Berichterstattung:
Alle Datenschutzverletzungen werden dokumentiert, einschliesslich der Fakten zur Verletzung, ihrer Auswirkungen und der ergriffenen Gegenmassnahmen.
Diese Dokumentation hilft uns, von Vorfällen zu lernen und zukünftige Verletzungen zu verhindern.
6.5 Kontinuierliche Verbesserung:
Nach einer Datenschutzverletzung bewerten wir unsere Sicherheitsmassnahmen und Verfahren, um zu bestimmen, wie solche Vorfälle in Zukunft vermieden werden können.
Wir verpflichten uns zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Datenschutz- und Sicherheitspraktiken, um den Schutz personenbezogener Daten weiter zu stärken.
7. Datentransfer ins Ausland und Datenschutzverletzungen
7.1 Datentransfer ins Ausland:
·Internationale Datenverarbeitung: Bei Flowbotics AI kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten über die Grenzen der Schweiz hinaus verarbeitet werden. Dies ist notwendig, um unsere umfassenden Dienstleistungen bereitzustellen und kann auch die Speicherung von Daten auf Servern ausserhalb der Schweiz beinhalten.
·Einhalten internationaler Standards: Wir stellen sicher, dass bei der internationalen Verarbeitung personenbezogener Daten die Datenschutzstandards der Schweiz eingehalten werden. Zudem beachten wir die Anforderungen relevanter internationaler Datenschutzabkommen und -gesetze.
·Schutzmassnahmen bei internationalem Datentransfer: Wir ergreifen geeignete Schutzmassnahmen, um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung und Verarbeitung in anderen Ländern zu gewährleisten. Dazu gehören Vertragsklauseln und andere rechtliche Mechanismen, die den Schutz Ihrer Daten sicherstellen.
7.2 Datenschutzverletzungen:
·Erkennung und Bewertung: Bei einer festgestellten oder vermuteten Datenschutzverletzung erfolgt eine schnelle Bewertung, um das Ausmass und die Auswirkungen zu verstehen.
·Reaktionsplan und Benachrichtigung: Wir haben einen detaillierten Reaktionsplan für Datenschutzverletzungen. Betroffene Personen und Behörden werden bei einem hohen Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten informiert.
·Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung: Alle Datenschutzverletzungen werden dokumentiert, um daraus zu lernen und unsere Sicherheitsmassnahmen kontinuierlich zu verbessern.
8. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten Sie haben umfangreiche Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten:
8.1 Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
8.2 Recht auf Berichtigung: Sie können die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
8.3 Recht auf Löschung: Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.
8.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
8.5 Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
8.6 Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.
8.7 Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung: Falls die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
8.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
9. Änderungen unserer Datenschutzerklärung Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung regelmässig zu aktualisieren. Änderungen werden auf unserer Website veröffentlicht. Wir empfehlen Ihnen, diese Erklärung regelmässig zu überprüfen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
10. Kontakt Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, wenden Sie sich bitte an uns unter der folgenden Adresse:contact@flowbotics.ai
Bei Flowbotics AI verpflichten wir uns zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und zur Einhaltung aller relevanten Datenschutzgesetze. Diese Datenschutzerklärung spiegelt unser Engagement für Transparenz und Verantwortung im Umgang mit Ihren Daten wider.
Wir verstehen, dass Ihr Recht auf Zugang zu Ihren Daten ein wesentlicher Bestandteil des Datenschutzes ist. In der Regel ist die Auskunftserteilung über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten kostenlos. Wir behalten uns jedoch das Recht vor, Gebühren zu erheben, falls die Auskunftserteilung einen unverhältnismässig grossen Aufwand verursacht, aus offensichtlich querulatorischen Gründen erfolgt oder wenn Anfragen mehrmals jährlich von derselben Person gestellt werden. Diese Gebühren dienen dazu, die administrativen Kosten abzudecken, die mit der Bereitstellung der Informationen verbunden sind.
Unsere Datenschutzpraktiken und -richtlinien werden regelmässig überprüft und aktualisiert, um sicherzustellen, dass sie den sich verändernden Gesetzen, Technologien und Marktanforderungen entsprechen. Wir ermutigen Sie, sich aktiv über Ihre Datenschutzrechte zu informieren und uns bei Fragen oder Bedenken zu kontaktieren. Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen zur Verfügung, um Ihre Anfragen zu beantworten und Unterstützung zu leisten.
Danke, dass Sie Flowbotics AI Ihr Vertrauen schenken. Wir sind bestrebt, unsere Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und gleichzeitig den Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.
